Steuerberater Hansjörg Bay - Unternehmensführungslexikon
Rechnungswesen | Marketing | Organisation | Controlling
Jahresabschluss
Rechnungswesen » Jahresabschluss:
1. Überblick Der Jahresabschluss ist eine Zusammenfassung der
Rechnungslegung eines
Unternehmens über sein Betriebsvermögen, seine Verbindlichkeiten,
Aufwendungen und Erträge im abgelaufenen Geschäftsjahr. Er ist nach den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Bilanzierung aufzustellen und hat
Handelsbräuche, Rechtsprechungen und Erkenntnisse der
Betriebswirtschaftslehre zu berücksichtigen.
Der
Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften
Das Handelsrecht stellt
unterschiedliche Anforderungen an den Jahresabschluss von Kapital- und
Nichtkapitalgesellschaften.
Der Jahresabschluss von
Kapitalgesellschaften umfasst die Bilanz, die Gewinn- und
Verlustrechnung und den Anhang (§ 242 Abs. 3 HGB in Verbindung mit § 264
Abs. 1 HGB).
Mittelgroße und große
Kapitalgesellschaften ergänzen diesen Jahresabschluss durch einen
Lagebericht.
Konzerne erstellen darüber
hinaus einen Konzernabschluss, der aus Konzernbilanz,
Konzernerfolgsrechnung und Konzernanhang besteht.
Aufgestellt wird der Jahresabschluss von den gesetzlichen
Vertretern. Das sind bei einer Aktiengesellschaft die
Vorstandsmitglieder, bei einer Kommanditgesellschaft auf Aktien die
persönlich haftenden Gesellschafter und bei einer GmbH die
Geschäftsführer.
Die Frist für die Aufstellung des
Jahresabschlusses beträgt bei
großen und mittelgroßen
Kapitalgesellschaften drei Monate nach dem Bilanzstichtag,
bei kleinen Kapitalgesellschaften maximal sechs Monate nach dem
Bilanzstichtag.
Mittelgroße und große
Kapitalgesellschaften (auch Genossenschaften und Konzerne) müssen
ihren Jahresabschluss und ihren Lagebericht prüfen lassen. Zur Prüfung
berechtigt sind grundsätzlich nur Wirtschaftsprüfer, bei mittelgroßen
GmbHs auch vereidigte Buchprüfer. Nach der Bestätigung des
Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer erfolgt die
Feststellung durch die Gesellschafter (GmbH) bzw. durch den Aufsichtsrat
(AG). Darüber hinaus müssen Kapitalgesellschaften, Konzerne,
Genossenschaften und GmbH & Co. KGs ihren Jahresabschluss offen
legen (§§ 325-327 HGB). Hierzu hinterlegen kleine und mittelgroße
Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss bei einem Registergericht
und geben im Bundesanzeiger die Tatsache der Hinterlegung bekannt.
Große Kapitalgesellschaften veröffentlichen den gesamten Jahresabschluss
im Bundesanzeiger. Die Frist für die Offenlegung beträgt bei
kleinen Kapitalgesellschaften maximal zwölf Monate , bei mittelgroßen und
großen Kapitalgesellschaften maximal neun Monate nach dem Bilanzstichtag
(Einreichung beim Handelsregister). Der Umfang der Offenlegungspflicht
ergibt sich aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches.
Der
Jahresabschluss von Einzelunternehmen und Personengesellschaften
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften besteht der
Jahresabschluss nach § 242 Abs. 3 HGB aus der Bilanz und der Gewinn- und
Verlustrechnung. Für die Aufstellung des Jahresabschlusses sind die
Einzelunternehmer bzw. die persönlich haftenden
Gesellschafter verantwortlich. Der Jahresabschluss sollte innerhalb
der einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufgestellt
werden (§ 243 Abs. 3 HGB), in der Praxis ist eine Frist von maximal
sechs Monaten üblich. Für den Jahresabschluss von Einzelunternehmen
und Personengesellschaften besteht nach HGB grundsätzlich keine
Offenlegungspflicht.
Interessengruppen und Sichtweisen
Der Jahresabschluss eines Unternehmens kann für unterschiedliche
Gruppen interessant sein. Daher bestehen bezüglich des Inhalts, der
Gestaltung sowie der Prüfung des Jahresabschlusses seit Jahrzehnten
unterschiedliche Auffassungen (Jahresabschlussanalyse). Sie ergeben sich
aus:-
den unterschiedlichen Interessen der
Beteiligten
dem unterschiedlichen Nutzen und
den unterschiedlichen Belastungen, die mit der Erstellung eines
Jahresabschlusses einhergehen
Außerdem lassen sich
die einzelwirtschaftliche Betrachtung, die
gesamtwirtschaftliche (gesellschaftsbezogene) Betrachtung und die
juristische Betrachtung unterscheiden. Diese Sichtweisen sind
verbunden mit verschiedenen Interessen und Zielvorstellungen der
jeweiligen Gruppen:
unternehmensinterne
Interessengruppen (zum Beispiel Anteilseigner, Management)
unternehmensextene Interessengruppen (zum Beispiel Wettbewerber,
Kreditgeber, Gläubiger)
der Staat und seine Organe
(zum Beispiel Fiskus, staatliche Aufsichtsbehörden)
Für dasUnternehmen stellt der Jahresabschluss und dessen Prüfung eine
gesetzlich angeordnete Pflicht dar. Zur Wahrung seiner Interessen mischt
sich der Gesetzgeber aktiv und detailliert in die unternehmensinternen
Angelegenheiten ein. Die Unternehmen sind gehalten, Anforderungen zu
erfüllen und Bestimmungen einzuhalten. Folglich stellt der Jahresabschluss
und seine Prüfung für das Unternehmen eine nicht unerhebliche
kostenmäßige Belastung dar: Die Vorbereitung und Durchführung binden
Arbeitszeit und kräfte. Es entstehen Aufwand und Kosten für Aktivitäten, die das
Unternehmen in dieser Form für sich selbst kaum durchführen würde. Durch
ständig wechselnde gesetzliche Vorschriften, umfangreichere
Bestimmungen und detailliertere Forderungen des Gesetzgebers stellt der
Jahresabschluss immer höhere Anforderungen an die damit befassten
Mitarbeiter im Unternehmen.
Gleichzeitig nimmt die inhaltliche
Bedeutung des Jahresabschlusses, für die Bereitstellung relevanter
Informationen für die Unternehmensführung, ständig ab. Die seit Jahren
entwickelten Controlling-Instrumente stellen inzwischen dem
Management viel genauer, aktueller und entscheidungsbezogener die
entsprechenden Daten zur Verfügung (Controlling).
2.
Controller und Jahresabschluss Der Controller steht häufig vor sich
ändernden Anforderungen. Die Vorbereitung und Realisierung des
Jahresabschlusses einschließlich seiner Prüfung (oder zumindest die
Mitwirkung daran) gehört jedoch zu einem Aufgabengebiet, mit dem er sich
periodisch wiederkehrend zu beschäftigen hat. Dieses umfassende
Tätigkeitsfeld des Controllers wird in der Literatur jedoch häufig
vernachlässigt. In der betrieblichen Praxis - insbesondere in
mittelständischen Unternehmen - gehören diese Aufgabenaber ebenso zum
Alltagsgeschäft des Controllers wie die Entwicklung neuer
Controlling-Instrumente. Durch die Arbeiten zum Jahresabschluss und seiner
Prüfung, entstehen selbst bei nicht allzu großen Kapitalgesellschaften Kosten in Höhe von mehreren Zehntausend
EUR. Außerdem wird ein Großteil der Arbeitszeit des Controllers
gebunden.
Aus personeller Sicht geht es bei der Erstellung
des Jahresabschlusses primär um das Zusammenspiel und das Verknüpfen von
externen (Steuerberater, Rechtsanwalt) und internen Aufgabenträgern
(Geschäftsführer, Leiter Rechnungswesen, Controlling, Leiter
Personal etc.).
Aus zeitlicher Sicht lassen sich die
Aktivitäten in zwei Abschnitte unterteilen:
Aktivitäten
zur vorausschauenden Vorbereitung des Jahresabschlusses im laufenden Geschäftsjahr (sofern Geschäfts- und
Kalenderjahr übereinstimmen, Beginn etwa ab Mitte/Ende November)
Aktivitäten zur Aufstellung des Jahresabschlussberichtes und
zur Vorbereitung seiner Prüfung durch den/die Abschlussprüfer
(entsprechend den gesetzlichen Vorschriften)
Aus
formaler Sicht geht es bei der Erstellung des Jahresabschlusses
darum, die gesetzlichen Vorschriften über die Buchführung im Allgemeinen
und den Jahresabschlusses im Besonderen zu erfüllen. Vor allem dienen die
umfangreichen Aktivitäten zur Vorbereitung und Realisierung des
Jahresabschlusses dem Ziel, den Bestätigungsvermerk durch den
Abschlussprüfer ohne Einwendungen (§ 322 Abs. 1 HGB) zu erhalten.
Inhaltlich geht es darum, mit Hilfe des Jahresabschlusses ein den
tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz-
und Ertragslage zu vermitteln (§ 264 Abs. 2 HGB). Dazu sind die
Ansatzvorschriften (insbesondere §§ 246 bis 251 HGB) und die
Bewertungsvorschriften (insbesondere §§ 252 bis 256 HGB) zu
beachten, die zusammen die Bewertungsgrundsätze darstellen. Diese
Vorschriften beinhalten neben Pflichten und Verboten auch
Wahlrechte, mit denen der Gesetzgeber relativ breite
Gestaltungsmöglichkeiten für den Jahresabschluss gestattet
(Jahresabschlussanalyse). Das Controlling sollte diese
bilanzpolitischen Spielräume nutzen, um das Bild des
Jahresabschlusses in gewünschter Weise, das heißt zur Unterstützung
unternehmenspolitischer Ziele, zu beeinflussen.
Da nicht alle
genannten Ziele gleichzeitig und in gleicher Weise erreicht werden können,
besteht die Steuerungsaufgabe des Controlling darin, diesen
Zielkonflikt (Zielsystem) zu beherrschen.
3.
Vorbereitung und Durchführung des Jahresabschlusses
Organisatorische Vorbereitung
Zur organisatorischen
Vorbereitung des Jahresabschlusses sind folgende Punkte für den Controller
wichtig:
Die Kontenführung und der buchmäßige
Jahresabschluss, der durch die Buchhaltung intern realisiert wird
die Jahresabschlussanweisungen sowie die Vorbereitungen zum
Kontenabschluss bzw. zur Inventur
mithilfe von Saldenbestätigungen und Inventuranweisungen
Jahresabschlussanweisungen erarbeitet das Controlling in
Abstimmung mit der Geschäftsführung. Mit diesen Anweisungen werden
inhaltliche Schwerpunkte, Termine und Verantwortlichkeiten verbindlich
geregelt. Es sollten zumindest folgende Schwerpunkte festgehalten
werden:
zeitlicher Rahmen
Verantwortlichkeiten
einzelne Arbeitsschritte
besondere Schwerpunkte der Inventur
Listen
Belege
Vordrucke
Von den Geschäftsbanken des Unternehmens sind zur unmittelbaren
Vorbereitung des Jahresabschlusses Bestätigungen über folgende
Angaben einzuholen:
Kontenstand zum 31.12. des
Jahres für alle unterhaltenen Konten
Stand der
Guthabenkonten unter Angabe der Fälligkeit und eventueller
Verfügungsbeschränkungen sowie Angabe, bis zu welchem Zeitpunkt Zinsen
abzurechnen sind
Stand der Kreditkonten unter Angabe
der Zins- und Rückzahlungsbedingungen und der gestellten Sicherheiten
sowie Angaben, bis zu welchem Zeitpunkt Zinsen abgerechnet sind
Wertangaben über deponierte Wertpapiere incl.
möglicher Verfügungsbeschränkungen
Art, Höhe und
Laufzeit der eingeräumten Kreditlinien
Angaben über
Konten, die in der Zeit vom 01.01. bis 31.12. gelöscht wurden
Stand von zum Inkasso eingereichten Schecks und Wechseln, die
noch nicht gutgeschrieben sind
Stand Obligo aus
diskontierten Wechseln
Stand sonstiger Verpflichtungen
gegenüber der Bank, zum Beispiel aus Devisentermingeschäften, Bürgschaften,
Patronatserklärungen oder anderen Finanzinstrumenten (Finanzierung,
Kreditsicherheiten)
Erklärung der Bank, dass keine
weiteren Guthaben bzw. Verpflichtungen für das Unternehmen bestehen
Zur unmittelbaren Vorbereitung des
Jahresabschlusses sollten von den wichtigsten Gläubigern/Schuldnern
Saldenbestätigungen angefordert werden. Außerdem sind von den
Rechtsvertretern des Unternehmens Beurteilungen über besondere
Sachverhalte einzuholen wie über:
Bestehende oder
schwebende Rechtsstreitigkeiten, in denen das Unternehmen Beklagter ist
oder sein kann (Angaben zur möglichen Haftung des Unternehmens bzw. zur
Höhe des Streitwertes und zum Stand des Verfahrens)
Sonstige Rechtsansprüche oder eventuelle Prozessverbindlichkeiten des
Unternehmens (Angaben zur Haftung bzw. zum Streitwert)
Vorgenommene, laufende oder bereits angekündigte Untersuchungen einer
Aufsichtsbehörde (Angabe der auf das Unternehmen voraussichtlich
zukommenden Kosten)
Bestehende oder schwebende Rechtsstreitigkeiten, in denen das
Unternehmen Kläger ist oder sein kann (Angabe des entstandenen Schadens
bzw. Streitwertes)
Verstöße des Unternehmens gegen
geltendes Recht, für die das Unternehmen gegebenenfalls haften muss
(Angabe der möglichen Haftungssumme bzw. des Streitwertes)
Vorgenommene oder geplante Änderungen der Satzung, Kapitalerhöhungs-
bzw. -erniedrigungsmaßnahmen
Rechtsstreitigkeiten, die
während des Jahres beendet wurden
Vom Steuerberater
bzw. der Steuerberatungsgesellschaft erhält man folgende Angaben bzw.
Bestätigungen:
Die zum Jahresende zu bilanzierenden
Steuerschulden bzw. Steuererstattungsansprüche (aufgegliedert nach
Steuerart und Veranlagungszeitraum)
Eine Erklärung, ob
gegen einzelne Steuerbescheide Rechtsbehelfe eingelegt wurden
(Kurzbeschreibung des Rechtsbehelfsverfahrens einschließlich einer
Einschätzung in Bezug auf den zu erwartenden Ausgang)
Angaben zu möglichen steuerlicher Risiken
Angaben zu
den von der zuständigen Betriebsprüfungsstelle geprüften
Veranlagungszeiträumen
Übersicht über die bis zum
Abschlussstichtag geleisteten Dienste einschließlich der
Honorarbeiträge
Bereitstellung benötigter
Abschlussunterlagen
Welche Unterlagen vom Abschlussprüfer konkret
gefordert werden, ist nicht bis ins kleinste Detail festzulegen. Einige
Unterschiede resultieren aus den unterschiedlichen Prüfungsmethoden der
Prüfer bzw. der Prüfgesellschaften. Häufig ergeben sich erst im
Prüfungsverlauf bestimmte Sachzwänge zur Erarbeitung bestimmter Unterlagen
und Übersichten. Verhältnismäßig häufig werden folgendeUnterlagen
benötigt:
Zu den
häufig vom Abschlussprüfer angeforderten Unterlagen gehören ferner:
Anlagenspiegel (mit Zu- und Abgängen, Umbuchungen,
Abschreibungen/Zuschreibungen und
Bewertungsänderungen)
Übersicht zu Sachanlagen,
die gemietet/gepachtet bzw. vermietet/verpachtet sind
Übersicht zu Aufwendungen/Erträgen aus Vorgängen das
Sachanlagevermögen betreffend (insbesondere Erträge/Verluste aus
Anlagenabgängen)
Inventurunterlagen mit
Protokollen
Aufnahmebelegen im
Original
Zusammenstellungen von unverarbeitetem
Material auf Baustellen
Materialbestände in
Handlagern
Belegen über unterwegs befindliche Ware
Nachweis von Inventurdifferenzen
Bewertungsunterlagen zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen,
Halbfertigwaren, Fertigwaren und Handelswaren (insbesondere bei
Abwertungen)
Bautenbogen mit Angaben zu
Baustellenbezeichnung
Baubeginn/-ende
Auftragswert (davon Vorjahre)
Einzelkosten
Gemeinkosten
Verwaltungskostenzuschlag
Forderungsspiegel
Saldenbestätigungen
Übersicht zu zweifelhaften Forderungen einschließlich
Wertberichtigung
Forderungsverluste einschließlich
Wertberichtigung
Übersicht zu erhaltenen
Anzahlungen
Angaben zur Ermittlung von
Wertberichtigungen (bei Rechtsstreitigkeiten Einschätzung der
Erfolgschance durch den Rechtsanwalt, angezeigte Vergleichsquoten, bei
langfristig überfälligen Forderungen Einschätzungen seitens Creditreform,
Auskunfteien, Kreditversicherung etc.)
Verbindlichkeitsspiegel
Saldenbestätigungen der
Kreditinstitute
Einzelaufstellungen der
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
Übersicht
zu Kreditverträgen/-zusagen etc.
Übersicht zu
Sicherheiten (Bürgschaften etc.)
Saldenbestätigungen
der Kreditoren (Lieferungen und
Leistungen)
Übersicht zu Verbindlichkeiten in
Fremdwährung
Übersicht zu Verbindlichkeiten gegenüber
Gesellschaften
Übersicht zu Verbindlichkeiten
gegenüber verbundenen Unternehmen
Übersicht zu
sonstigen Verbindlichkeiten
Übersicht zu
Eventualverbindlichkeiten
Rückstellungsspiegel
Unterlagen/Belege zu
Pensionsrückstellungen
Unterlagen/Belege zu
Steuerrückstellungen
Unterlagen/Belege zu
Rückstellungen für Gewährleistung und drohende Verluste
Unterlagen/Belege zu sonstigen Rückstellungen
Übersicht über die Erlösstruktur (Plan/Ist/Vorjahre)
Übersichten zur Kostenstruktur
Übersicht zum Materialaufwand
Übersicht zum
Personalaufwand
Übersicht zu Zinserträgen und
-aufwendungen
Übersicht zu Mieterträgen und
-aufwendungen
Übersicht zu Beratungskosten
Übersicht zu Sammelposten, wie a. o. Erträge und a. o.
Aufwendungen etc.
Übersicht zu
Finanzanlagen und Beteiligungen
Einzelaufstellung zu aktiven und passiven
Rechnungsabgrenzungsposten
4.
Zusammenfassung Die Vorbereitung und Durchführung des
Jahresabschlusses und der Jahresabschlussprüfung gehört häufig zum
festgelegten Aufgabenbereich des Controlling. Die einzelnen
Aufgaben fallen jährlich in gleicher oder zumindest ähnlicher Form an,
sodass sich die Aktivitäten weitestgehend planen lassen. Im Gegensatz zu
vielen anderen Controlling-Aufgaben müssen hierbei neben internen auch
externe Anforderungen berücksichtigt werden. Das betrifft nicht nur
die Forderungen des Gesetzgebers, sondern auch die Vorstellungen der Prüfer
bzw. Prüfgesellschaften und der übrigen am Abschluss beteiligten
Organisationen (Kunden, Lieferanten, Banken, verbundene Unternehmen
etc.).
Auch im laufenden Geschäftsjahr muss die
Erstellung und Prüfung des Jahresabschlusses vorbereitet werden: Die
Vorbereitung reicht von der Datenerfassung bis hin zur Ausnutzung
bilanzpolitischer Spielräume. Zur Bewältigung der umfangreichen Aufgaben
(zur Erstellung des Jahresabschlusses) empfiehlt es sich, die Tätigkeiten
bereits im laufenden Geschäftsjahr in
Angriff zu nehmen.