Steuerberater Hansjörg Bay - Steuerlexikon
Rechnung - elektronisch
1. Allgemeines Ab dem 01.01.2002 ist es Unternehmern
möglich, Rechnungen auf elektronischem Weg zu übermitteln und damit auf
Rechnungen in Papierform zu verzichten. Durch das Steueränderungsgesetz
2001 wurde mit § 14 Abs. 3 UStG zugelassen, dass eine elektronische
Abrechnung mit Anbieter-Akkreditierung und einer qualifizierten
elektronischen Signatur als Rechnung im
Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt.
Durch den Entwurf des
Steuerbürokratieabbaugesetzes ist geplant, ab dem 01.01.2009 auf die
bisher obligatorische Übermittlung einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) bei
Übermittlung der Rechnungen über elektronischen Datenaustausch (EDI) aus
Vereinfachungsgründen zu verzichten.
2. Voraussetzungen
Diese neue Form der Abrechnung setzt voraus, dass der Rechnungsempfänger
diesem Abrechnungsverfahren zustimmt. Die Zustimmung ist an keine bestimmte
Form gebunden. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen aber
entsprechend technisch ausgestattet sein. Es empfiehlt sich, mit dem
jeweiligen Rechnungsempfänger die Art der Abrechnung abzustimmen.
Die elektronische Abrechnung muss ebenso wie die Rechnung in Papierform bestimmte Inhalte (Rechnung - Inhalt) aufweisen, damit beim
Rechnungsempfänger bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug möglich ist.
Da die
elektronische Abrechnung lediglich als Datei existiert, müssen deshalb
erhöhte Anforderungen an die Herkunft und Echtheit dieser Abrechnung
gestellt werden. Diese Anforderung wird über die weitere Voraussetzung der
elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erfüllt.
Die
qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) mit
Anbieter-Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 SigG) ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung.
Hierzu ist erforderlich, dass die
elektronischen Signaturen
ausschließlich dem
Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet sind,
die
Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglichen,
mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter
seiner alleinigen Kontrolle halten kann,
mit den Daten,
auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche
Veränderung der Daten erkannt werden kann,
auf einem zum
Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen
und
mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
erzeugt werden.
Der Originalzustand des übermittelten
ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies
setzt insbesondere voraus, dass
vor einer weiteren
Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische
Signatur im Hinblick auf die Echtheit der Daten und die
Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird,
die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem
Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer
temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System
sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind,
bei
Konvertierung der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes
Format beide Versionen archiviert und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Speicherbuchführung mit demselben Index verwaltet werden sowie die
konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird,
der
Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird,
bei Einsatz von
Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung
sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung
aufbewahrt wird,
der Eingang der elektronischen
Abrechnung, die Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere
Verarbeitung protokolliert werden und
das qualifizierte
Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird.
3.
Gutschriften Auch Gutschriften können nach den o.a. Vorgaben auf
elektronischem Weg erteilt werden.
4. Elektronische Abrechnung
in der EU In den einzelnen Ländern der EU bestehen zurzeit noch
unterschiedliche Vorgaben an eine elektronische Abrechnung. Zum Teil wird
neben der elektronischen Abrechnung noch eine Rechnung in Papierform verlangt.
In
Deutschland wird ab dem 01.01.2009 auf die Sammelrechnung bei Rechnungen im
elektronischen Datenaustausch (EDI) verzichtet.
Die
Rechnungsrichtlinie ist durch das Steueränderungsgesetz 2003 mit Wirkung
zum 01.01.2004 in nationales Recht umgesetzt worden.