Steuerberater Hansjörg Bay - Existenzgründungshandbuch
Buchführung
Die Buchführung (Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung) ist Teilgebiet
und gleichzeitig Grundlage des Rechnungswesens. Sie zeichnet fortlaufend
die Änderungen der Vermögenswerte und Schulden auf und gibt so jederzeit
Auskunft über Erfolg oder Misserfolg der betrieblichen Tätigkeit.
Dazu erfasst sie alle Geschäftsvorfälle, ordnet sie nach zeitlichen und
sachlichen Gesichtspunkten auf Bestands- und Erfolgskonten und erstellt auf
Grund dieser Aufzeichnungen periodisch eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresabschluss). Die Ergebnisse der
Buchführung beziehen sich auf einen Zeitraum (Zeitrechnung), und zwar stets
auf eine abgelaufene Abrechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr).
Die
Buchführung ist zugleich Vorstufe und elementare Voraussetzung für das
Managementinstrument Controlling. Jeder
Kaufmann (Kaufmannseigenschaft) ist
verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen. Im Grundsatz wird darunter
verstanden, dass die Eintragungen nach Form und Inhalt vollständig,
fortlaufend und richtig durchgeführt werden, sodass sich ein
sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über
die Geschäftsvorgänge verschaffen kann.
Rechtsgrundlage sind die §§
238 ff. HGB.
Rechtsgrundlage der steuerrechtlichen Buchführungspflichten
sind die §§ 140 ff. AO.
In der Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle
auf Konten gebucht. Um die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu machen,
woran z.B. das Finanzamt, Kreditinstitute
oder Investoren interessiert sind, existieren sogenannte Kontenrahmen. Alle
geschäftswirksamen Vorgänge müssen auf Konten verbucht werden. Die Konten,
die Sie konkret für Ihr Unternehmen benötigen, ergeben den Kontenplan, der
aus dem Kontenrahmen abgeleitet wird.
Hier ist es von Bedeutung, ob
Sie eine einfache oder doppelte Buchführung vornehmen:
Buchungen nur in der Gewinn- und
Verlustrechnung, d.h.: Aufwand und Ertrag (bei der einfachen
Buchführung entfällt die Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto).
Bei der doppelten Buchführung erhält jede Buchung gleichzeitig
auch eine Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto.
Die
Buchungen erfolgen im Soll oder im Haben. Im Soll werden die Belastungen
und im Haben Gutschriften gebucht. Die Basis bilden Belege in Form von
Rechnungen, Kontoauszügen usw.
Belegverwaltung
Die
Grundlage für die Kostenrechnung bilden Belege, die zeigen, welche Kosten
in welcher Höhe angefallen sind und um welche Kostenart und um welchen
Geschäftsvorfall es sich handelt.
Bei der Belegverwaltung gilt der
Rat der Steuerberater: Keine Buchung ohne Belege. Sammeln Sie auch alle
Belege, die im Vorfeld Ihrer Existenzgründung (Formen der Existenzgründung) angefallen sind.
Diese können Sie ohne Weiteres in der Eröffnungsbilanz einbringen. Es
empfiehlt sich, die Belege in ein kontinuierliches und überschaubares
Ordnungsschema einzubinden, wie z.B. das Einkleben auf einen DIN A4-Bogen,
der dann in einem Ordner abgelegt wird.