Steuerberater Hansjörg Bay - Personalwesen

Ihr Personalwesen stellt genau die richtige Person für genau die richtige Arbeit ein.

Kennen Sie die genau richtige Vergütung?

Arbeitszimmer
betriebliche Altersvorsorge
Ehegatten � Anstellungsvertrag
Fahrgeld
Firmenfahrzeug
Heimarbeitsplatz
Minijob
Nutzung steuerlicher Möglichkeiten
Pensionszusage
sozialversicherungsrechtlich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
interessante Gestaltungen
Steuerfreie Zulagen und Gehaltsbestandteile
steuerfreie Zuschüsse zu Telekommunikationsaufwendungen
Tarifbindung?
Vergütungsmodelle

Kennen Sie Fördermöglichkeiten durch Bund und Länder?

Kennen Sie Ihre Pflichten beim Personalwesen, z.B. in der Lohnabrechnung?

Bestandteil der Lohn- und Gehaltsunterlagen, die jeder Betriebsprüfer einsehen darf, sind gemäß einer Arbeitshilfe des Verlags für die Deutsche Wirtschaft AG, www.personalverlag.de: die Personalstammdaten:

Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal (z.B. Personalnummer)
Geburtsdatum
Bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: die Staatsangehörigkeit und Aufenthaltserlaubnis
Anschrift
Beginn und Ende der Beschäftigung
Beginn und Ende der Alterteilzeitarbeit
Beschäftigungsart
Angaben, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebend sind
Bescheide über die Befreiung von der Versicherungspflicht
Höhe des Arbeitsentgelts
Bei Entsendung: Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung
Rentenversicherungsnummer
Staatsangehörigkeit
Tätigkeitsschlüssel
Nachweise eines Rentenbezuges
Mehrfachbeschäftigung
Daten, die für die Erstattung von Meldungen zusätzlich erforderlich sind

Auch die Vorlage von Betriebsvereinbarungen, der Arbeits- und Ausbildungsverträge oder der Gesellschaftsverträge kann der Betriebsprüfer von Ihnen verlangen.

Zu den Arbeiten im Personalbüro gehört auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für jeden versicherungspflichtigen und versicherungsfreien Arbeitnehmer müssen Sie ein Lohn- und Gehaltskonto führen. Neben den Brutto-/Nettoabrechnungen müssen Sie ein Lohn- oder Gehaltskonto monatlich, aber nach Jahren getrennt, fortschreiben.

Inhalte dieser Lohn- und Gehaltskonten sind:

Der Beitragsgruppenschlüssel
Die Einzugsstelle (Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. Bundesknappschaft) für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie nach dem Lohnsteuerrecht keine Aufzeichnungspflicht besteht
Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
Der nach dem Alterteilzeit-Gesetz in der Rentenversicherung beitragspflichtige Unterschiedsbetrag
Der nach Beitragsgruppen getrennte, vom Beschäftigten zu tragende Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Das gezahlte Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen
Das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung; besondere Aufzeichnungen über beitragspflichtige Arbeitsentgelte sind entbehrlich, soweit das Wertguthaben 250 Std. Freistellung von der Arbeitsleistung nicht überschreitet; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen.

Zu den Lohn- und Gehaltsunterlagen zählen auch die Durchschriften der Meldungen zur Sozialversicherung oder bei automatisiertem Meldeverfahren die Meldebescheinigungen bzw. deren Daten. Damit kann der Prüfer auch die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Meldepflicht prüfen.

Folgende Angaben müssen bei Meldungen nachprüfbar sein:

Beginn und Ende der Beschäftigung
Unterbrechungstatbestände
- Ende der Entgeltzahlung
- Wiederbeginndatum der Entgeltzahlung
Zuordnungsmonat bei Sondermeldungen
Betriebsnummer des Arbeitgebers

Darüber hinaus sind folgende Papiere und Aufzeichnungen Bestandteil der Lohnunterlagen:

Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen Ihrer Arbeitnehmer
Belege über die erstatteten Meldungen
Erklärung eines geringfügig Beschäftigten, wenn er auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet
Die Niederschrift über die Inhalte der Beschäftigung entsprechend den Regelungen des Nachweisgesetzes (in der Regel der Arbeitsvertrag)
Kopien der Anträge oder der Entscheidungen zur Feststellung einer Beschäftigung (um den Verdacht der Scheinselbstständigkeit auszuräumen) mit den von der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte für die Entscheidung benötigten Unterlagen
Aufzeichnungen über Wertguthaben bis 250 Stunden. Aufzeichnungen über die Freistellung von der Arbeitsleistung.

Auch wenn die Lohnunterlagen maschinell mit einem PC oder einer größeren EDV-Anlage geführt werden, müssen Sie die oben aufgezeigten Mindestanforderungen im Hinblick auf jeden Mitarbeiter erfüllen. Mit welchem System Sie dabei arbeiten und wie Sie Ihren Betrieb organisieren, ist dem Prüfer gleich.

Neben den die Arbeitnehmer und die Meldungen betreffenden Unterlagen müssen Sie die die Beitragsberechnung und Beitragsabführung betreffenden Unterlagen bereithalten.

Das sind:

Die Krankenkassenlisten und
die Beitragsnachweise.

Zur Prüfung der Vollständigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Eintragungen im Beitragsnachweis müssen Sie für jeden Abrechungszeitraum alle Beschäftigten listenmäßig und nach Einzugsstellen getrennt zusammenfassen.

Diese Angaben sind Inhalt der Krankenkassenlisten:

Bezeichnung der Krankenkasse
Abrechnungsmonat
Familien- und Vornamen der Arbeitnehmer und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal
Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung
Ein nach dem Altersteilzeit-Gesetz in der Rentenversicherung beitragspflichtiger Unterschiedsbetrag
Beitragsgruppenschlüssel
Anzahl der Kalendertage, für die Sozialabgaben berechnet werden (Sozialversicherungstage)
Nach Beitragsgruppen getrennter Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Gezahltes Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen sowie die hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.

Diese Sachverhalte einer Beitragsrechnung müssen Sie in der Krankenkassenliste besonders herausstellen:

Berichtigungen oder Stornierungen der Beitragsberechnung
In der Zeit vom 1.1. bis zum 31.3. einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zugeordnet wird.

Die Beiträge sind nach Beitragsgruppen zu summieren; aus den Einzelsummen ist die Gesamtsumme aller Beiträge zu bilden.

Die in den Krankenkassenlisten zusammengefassten Gesamtsozialversicherungsbeiträge werden monatlich in einem Beitragsnachweis getrennt nach Krankenkassen aufgelistet. Diese Beitragsnachweise müssen Sie nach Monaten und Krankenkassen sortiert dem Betriebsprüfer vorlegen können. Auch Abrechnungen für Winterausfall- und Kurzarbeitergeld können verlangt werden.